Praca zdalna stała się jednym z najważniejszych trendów w ostatnich latach, a pandemia COVID-19 przyspieszyła ten proces, zmieniając sposób, w jaki postrzegamy wykonywanie obowiązków zawodowych.

Praca zdalna w polskim prawie

Rząd Polski, w odpowiedzi na rozwój pracy zdalnej, wprowadził zmiany do Kodeksu pracy oraz uchwalił ustawę regulującą kwestie pracy zdalnej, która weszła w życie w 2023 roku. Zgodnie z nią, pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki zarówno w biurze, jak i w pełni zdalnie, co pozwala na większą elastyczność i lepsze dopasowanie warunków pracy do indywidualnych potrzeb.

Zgodnie z nowymi przepisami, wprowadzonymi w 2023 roku, pracodawcy są zobowiązani do pokrywania części kosztów związanych z pracą zdalną. Jednakże to, w jaki sposób i w jakiej wysokości te koszty będą pokrywane, zależy od indywidualnych ustaleń w umowie o pracę lub regulaminie pracy lub wewnętrznych regulacjach.

Jakie koszty obejmuje ryczałt?

Ryczałt ma na celu pokrycie kosztów związanych z codziennym wykonywaniem pracy zdalnej, w tym:

• Koszty energii elektrycznej – Praca zdalna wiąże się z codziennym użytkowaniem urządzeń elektronicznych, które zużywają prąd (np. komputer, lampa, inne urządzenia biurowe).
• Koszty Internetu – Pracownicy wykonujący obowiązki służbowe zdalnie muszą korzystać z Internetu, co wiąże się z dodatkowym kosztem w ramach domowego abonamentu.
• Koszty sprzętu komputerowego – Choć w wielu firmach zapewnia się pracownikom odpowiedni sprzęt, niektóre osoby wykorzystują własne komputery i inne urządzenia, co może wiązać się z dodatkowymi wydatkami na konserwację lub amortyzację.
• Koszty oprogramowania – W zależności od charakteru pracy, niektóre osoby muszą korzystać z licencjonowanego oprogramowania, co może wiązać się z dodatkowymi wydatkami.

Wysokość ryczałtu

Nie ma sprecyzowanych zasad, w jaki sposób pracodawcy powinni wyliczać wysokość ryczałtu. Pracodawca może zdecydować się na wypłatę kwoty mieszczącej się w limitach, ale to od niego zależy, jak tę kwotę ustali, np. na podstawie szacowanych kosztów (prądu, Internetu, ogrzewania) lub innych kryteriów. Wysokość ryczałtu za pracę zdalną zależy od polityki danej firmy, a także od tego, w jaki sposób ustalane są warunki pracy zdalnej w umowie. Ryczałt jest formą wynagrodzenia, które może być ustalane na różne sposoby w zależności od umowy stron.  Pracodawca może ustalić przykładowo stawkę godzinową, dzienną lub miesięczną i powinien pomniejszać ten ryczałt za nieobecności pracownika.

W przypadku podmiotów z sektora budżetowego stawki ryczałtu dla pracowników wykonujących pracę zdalną wahają się od 20,00 zł do 70,00 zł miesięcznie. Z kolei, według nieoficjalnych informacji uzyskanych od przedsiębiorców prywatnych, stawki te mogą wynosić od 45,00 zł do 100,00 zł miesięcznie. Należy jednak pamiętać, że każda organizacja powinna samodzielnie ustalać kwoty zwrotu za pracę zdalną, ponieważ przepisy nie wskazują jednej, obowiązującej metodyki ich wyliczania.

Przepisy nie wprowadzają szczegółowych zasad ustalania wysokości wskazanych świadczeń, pozostawiając tę kwestię w gestii decyzji pracodawcy, co oznacza, że pracodawca ma swobodę w ustaleniu wysokości świadczeń w ramach ogólnych regulacji. Biorąc powyższe pod uwagę, należy wskazać, że przepisy nie uzależniają nabycia prawa do ryczałtu od obowiązku wcześniejszego złożenia oświadczenia przez pracownika, co pozwala na elastyczne podejście do kwestii przyznawania ryczałtu, bez konieczności spełniania dodatkowych formalności.

Praca zdalna okazjonalna

Zgodnie z przepisami prawa pracy w Polsce, w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej (która może wynosić maksymalnie 24 dni w roku), pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ryczałtu za koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Zgodnie z artykułem 67(1) Kodeksu pracy, praca zdalna okazjonalna odbywa się na wniosek pracownika, a pracodawca nie jest zobowiązany do pokrywania kosztów związanych z takim trybem pracy, w tym nie musi wypłacać ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej.

Skontaktuj się z nami

Firma Ekkom z przyjemnością podejmie się fachowego prowadzenia naliczeń wynagrodzeń, uwzględniając wszystkie istotne elementy, w tym rekompensatę za ryczałt za pracę zdalną. Nasz zespół specjalistów zadba o pełną zgodność z obowiązującymi przepisami, gwarantując precyzyjne obliczenia i terminowe wypłaty dla Twoich pracowników.

Dzięki naszemu doświadczeniu i indywidualnemu podejściu, możesz być pewny, że wszystkie kwestie związane z wynagrodzeniami będą profesjonalnie obsłużone. Zachęcamy do kontaktu, aby omówić szczegóły współpracy i dostosować naszą ofertę do Twoich potrzeb.

Skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, jak możemy uprościć proces naliczania wynagrodzeń w Twojej firmie!